il mio hotel sta andando bene
redazione | Cost Control

La gestione di una struttura alberghiera comprende una serie di mansioni talmente eterogenee e articolate da richiedere un alto livello di organizzazione del lavoro e una scansione precisa del timing delle proprie attività.

Le risposte alle nostre domande stanno nella pianificazione preventiva, nel monitoraggio dei risultati, e nell’attività di analisi; in un solo concetto: “controllo di gestione

Dalla mancanza di questi elementi spesso scaturisce la percezione che il tempo passi così velocemente da non permetterci di sapere se e quali obiettivi di medio termine siamo riusciti a raggiungere.

Siamo quasi alla fine del primo bimestre dell’anno e secondo la stagionalità della struttura, può già essere un primo momento di analisi e conseguenti riflessioni in merito, oppure il punto di partenza della stagione che sta per iniziare.

Quanti di voi si staranno chiedendo: abbiamo iniziato bene?

Soffermiamoci su questo interrogativo e innanzitutto chiediamoci:

  • Cosa significa per la nostra attività aver iniziato bene
  • Se possiamo ritenerci soddisfatti dell’andamento della gestione in corso
  • Quanto siamo preparati ad affrontare la stagione che verrà

Le risposte alle nostre domande stanno nella pianificazione preventiva, nel monitoraggio dei risultati, e nell’attività di analisi; in un solo concetto: “controllo di gestione”.

Ogni albergatore nutre delle aspettative per la propria struttura e spera che le stesse siano sempre raggiungibili; l’ambizione massima è quella di ottimizzare i risultati e sappiamo che porsi obiettivi chiari è il primo passo per raggiungere il successo. Siamo sicuri di sapere cosa significa per la nostra attività aver iniziato bene? Secondo quale metro di giudizio possiamo ritenerci soddisfatti dell’andamento?

Nessun risultato è da ritenersi congruo e soddisfacente se non è preceduto da un’analisi e una valutazione preventiva. Un valore sull’occupazione dell’ultimo mese o un dato su un determinato livello di ricavo non sono da soli indicatori sufficienti per sapere se la struttura sta lavorando bene.

Fare pianificazione preventiva significa fissare obiettivi di redditività chiari e raggiungibili. Significa inoltre conoscere la relazione tra i nostri ricavi e i nostri costi, cioè come gli uni variano al variare degli altri, e significa essere in grado di constatare, già nel primo bimestre di attività, se le strategie messe in atto sono corrette e se stanno portando i risultati attesi.

Come si fa ad ottenere un quadro così chiaro dell’andamento del nostro hotel?

Utilizzeremo principalmente un budget che si riferisce ai ricavi e uno relativo ai costi. Sono due documenti previsionali strettamente connessi tra loro, attraverso cui è possibile monitorare costantemente il raggiungimento del risultato previsto.

Il Budget Ricavi

In fase di valutazione preventiva inizieremo con la stesura del budget ricavi, inserendovi: il fatturato per reparto, il numero delle camere vendute e il numero delle presenze. Faremo quindi una previsione sul risultato economico potenzialmente raggiungibile.

I ricavi attesi sono strettamente connessi con i costi variabili che andremo a sostenere per generare il fatturato ipotizzato (si pensi ai costi di lavanderia oppure ai kit cortesia). Otterremo quindi le prime fondamentali informazioni per la stesura del budget costi.

Il Budget Costi

Andremo a identificare le voci di costo della nostra struttura distinguendole in costi fissi di gestione e costi variabili. Otterremo nel dettaglio l’ammontare delle spese da sostenere per singolo mese, per ciascun settore.

Queste informazioni ci consentiranno di monitorare costantemente l’andamento della gestione. Le fatture ricevute andranno a confermare i costi attesi diventando così un utile strumento di verifica dell’andamento. Non più quindi documenti astratti da consegnare al proprio consulente fiscale, bensì un vero e proprio termometro della situazione.

Ogni fattura riporterà il costo che avevamo previsto senza troppe sorprese. E’ vero però che, in alcuni casi, potremmo registrare dei risparmi in relazione ad importi che, in base alle previsioni, dovevano essere più cospicui. Identificare, in corso d’esercizio, eventuali residui di budget su alcune voci di costo, permette di dirottare queste eventuali forme di risparmio su altre spese eccezionali e non preventivate, mantenendo invariato il totale dei costi di esercizio.

Un budget costi così stilato, permette anche di pianificare il flusso delle proprie entrate e uscite finanziarie, al fine di una più corretta e funzionale gestione delle proprie disponibilità bancarie.

Infine queste informazioni dettagliate permetteranno di poter conoscere il proprio costo camera, dato necessario al fine di impostare una corretta politica tariffaria.

In definitiva, attraverso il controllo di gestione, andremo a creare le giuste connessioni tra i vari reparti; se da un lato non si può “vendere” la struttura alberghiera e studiare le giuste politiche tariffarie senza conoscere i dati relativi ai costi, dall’altro, non ci si può limitare a prendere atto di quanto speso senza che questo dato sia frutto di un’attenta pianificazione preventiva, basata sui livelli di vendita previsti.

Per far un esempio comune a molti, immaginiamo una struttura alberghiera stagionale che deve decidere se chiudere un mese oppure due, e principalmente quando farlo; senza le attività di cui sopra, sulla base di cosa si intraprende una scelta del genere?

La previsione dei ricavi e i costi non sono mai stati così interrelati. L’hotel è considerato un sistema organico in cui ogni comparto concorre al risultato economico generale.

…e alla domanda “come stiamo andando?” saremo sempre in grado di dare una risposta molto precisa.

Vito Boscarino
cofounder @ hotel2Guest